التحرير الإداري .... الجزء الثاني

3 ـ شكليات الوثيقة الإدارية :
تشتمل الوثيقة الإدارية في الغالب , على العنوان والرقم الترتيبي والتاريخ والمكان والموضوع والمرجع والتوقيع .
* العــــنـــــوان :
ويوجد في أعلى الصفحة على اليمين ، حيث يجب كتابة مصدر الرسالة ويشتمل عادة على السلطات المتدرجة من أعلى إلى آخر خلية حسب التسلسل الإداري .
حيث تتم الإشارة مثلا إلى:
المملكة المغربية
وزارة التربية الوطنية
الكتابة العامة
مديرية الشؤون القانونية والمنازعات
قسم الشؤون القانونية
مصلحة النصوص التنظيمية الخاصة .
غير أن ما يكتب يختلف عادة حسب وضعية مصدر القرار ومستواه في التسلسل الإداري .
* الرقم الترتيبي للرسالة :
ويأخذ بعين الاعتبار الأرقام التي سبقت تحرير الرسالة وفيما إذا كانت صادرة عن نفس الجهة ، وعادة ما يتولى القيام بهذه المهمة مصلحة ضبط المراسلات التي تخصص رقما مميزا لكل وحدة إدارية .
* الـــتـــاريخ والمكان :
ويكتب في أعلى الرسالة حيث يشير إلى تاريخ ومكان تحرير الرسالة مــثلا : الرباط في 16 يوليو 2001 ، على أنه يمكن أحيانا كتابة التاريخ والمكان في آخر الرسالة.
* موضوع الرسالة :
والهدف منه كما تمت الإشارة إلى ذلك أثناء استعراض تقنيات التحرير الإداري , هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة في تحضير الجواب.
* مرجع الرسالة :
ويكتب مباشرة بعد الموضوع ، ويمكن الإشارة إلى أية وثائق سابقة أو رسائل لها علاقة بالموضوع في حالة وجودها ، لأن ذلك يسهل البحث عن الملف وتحضير الجواب أو اللقاء على ضوء ما تضمه من أسئلة أو تعليمات أو توجيهات أو معلومات لها صلة بالموضوع ...
* التوقيع :
وضـــروري أن يكون في يسار أسفل الصفحة أو آخـــر الوثيقة المتعددة الصفحات ، ويدل عـــلى أن المـــوقع يتحمل كامل المسؤولية عن كل ما هو مكتوب فـــي الوثيقـــة . وتكتب عادة بعد نهاية الرسالة صفة الموقع واسمه كاملا ، وتضع بعض الإدارات خاتما به الاسم كاملا والصفة فيضاف فقط التوقيع .
والجدير بالإشارة ، أن تفويض التوقيع يسهل سير العمل الإداري غير أنه لا ينقل المسؤولية التي تظل على كاهل الشخص الأصلي المفوض ، لكن في حالة تفويض الاختصاص فإن المسؤولية تقع على عاتق المفوض .
4 ـ التقرير كنموذج للوثيقة الإدارية :
يشكل التقرير إحدى وسائل الاتصال الرسمي الذي يعالج وضعية معينة ذات طابع تربوي أو إداري أو اجتماعي أو اقتصادي ، ويوجه عادة إلى جهة أعلى، كما قد يوجه إلى شخص معين ، ويتضمن تحليلا لتلك الوضعية مع الإشارة أحيانا إلى وجهات نظر أو اقتراحات أو استنتاجات .

و يسعى التقرير في أساسه , إلى تقديم قدر من المعطيات حول أمر من الأمور بهدف اتخاذ قرار على ضوء ما تضمنه من معلومات وحقائق , وقد ينتج عن التقرير تأثير على الأنشطة والأعمال الإدارية وعلى حياة الأفراد والجماعات.
لذا , يجب على محرر التقرير التحلي بالتبصر والحيطة وأن يستهدف الحقيقة التي يجب أن تتجلى من خلاله بكل وضوح ، تعكس قناعاته التي تكونت لديه أثناء معاينته للوقائع المادية وإطلاعه على مختلف الوثائق أو المستندات المرتبطة بالقضية , مع الحرص على أن لا تتم صياغة التقرير حسب رغبة الرئيــس فقط ، بل اعتمادا على الحقائق الواقعية .
والأكيد , يجب أن يراعي التقرير مجموعة من الضوابط الشكلية مـــن أهمها:
وضع عنوان لكل محتوياته أو ما يمكن أن نسميه رأسية مثلا : المملكة المغربية، الوزارة، الكتابة العامة , المديرية , القسم , المصلحة ,الخلية ....؛
كتابة الموضوع ؛
كتابة المرجع إذا توفر؛
كتابة التاريخ في نهاية التقرير قبل التوقيع على خلاف الرسالة الإدارية؛
كتابة الاسم الكامل للموظف الذي أعد التقرير وصفته ؛
لا يجب إنهاء التقرير بالصيغ الختامية للرسالة الإدارية، لأن من يرفع إليه التقرير ليس ملزما بالرد, غير أنه قد تصدر عنه تعليمات معينة بعد استلام التقرير والإطلاع عليه.
والجدير بالذكر ، أن التقرير يمكن أن يكون شفاهيا ، حيث يتم عرضه بصورة مباشرة مع الاعتماد على بعض وسائل الإيضاح باستعمال التقنيات الحديثة كالإعلاميات.
وتنقسم التقارير في الغالب من حيث طبيعتها إلى نوعين أساسيين :
* تقرير عن عمل قائم بالفعل ؛
* تقرير عن إمكانية عمل مقترح .
والفرق الجوهري بين النوعين , هو أنه في النوع الأول من التقارير تكون المعلومات متوافرة فعلا لدى كاتب التقرير، ويبقى أمامه تنظيمهــا وصياغــتها وعرضها.
أمــا النوع الثاني , فيلزم الكاتب فيه أن يقوم أولا بأبحاث نظرية وميدانية ثم بجمع النتائج التي يحصل عليها من هذه الأبحاث، وفي مرحلة ثانية يقوم بتصنيفها وصياغتها .
وتمر كتابة التقارير عادة من عدة مراحل , تتمثل المرحلة الأولى, في تحديد الهدف من التقرير واحترام الموضوعية، إذ يعتمد نجاح التقرير على قدرة المحرر على الالتزام بهذين النقطتين سواء كانت كتابة التقرير بمبادرة فردية أو بطلب من جهة معينة, فتحديد الهدف يتطلب من المسؤول أن يحدد الأسئلة التي سيجيب عنها تقريره .

أما إذا جاءت كـــتابة التقرير بـــناء على طلب جهة معينة ، فيجب على المكلف أن يفهم التوجيه الصادر إليه بعناية تامة , وأن يعرف ما المطلوب منه على الوجه السليم في التـــقريــر .
أما المرحلة الثانية في كتابة التقرير، فتكمن في جمع المعلومات والحقائق والمستندات والوثائق المتعلقة بالموضوع ، إذ يجب أن تكون هذه المعلومات والحقائق شاملة للإجابة عن الأسئلة المطلوبة.
أما المرحلة الثالثة , فتتمثل في وضع إطار أو خطة للتقرير ، وذلك لتحديد النقاط التي يجب أن يتضمنها التقرير، وطريقة عرضها عرضا ضافيا متسلسلا ومنطقيا .
وينقسم التقرير بدوره , إلى ثلاثة أجزاء رئيسية : المقدمة وصلب التقرير والخاتمة .
فالمقدمة تعرف القارئ بموضوع التقرير والهدف منه وحدوده. تم يلي المقدمة صلب التقرير، وهو القسم الأكثر أهمية ,إذ أنه يتضمن كل المعلومات المطلوبة والمتعلقة بموضوع التقرير والتي يجب تقديمها بكل موضوعية ونزاهة.
ويجب أن تخدم كل جملة من هذا القسم الهدف من التقرير دون إضاعة لجهد الموظف المحرر أو وقت القارئ
وفي النهاية , تأتي الخاتمة متضمنة تلخيصا للمعلومات وتأكيدا لها مع إمكانية تقديم اقتراحات عملية .
ونضع بين أيديكم للاستئناس, نموذجا مقتضبا لكيفية تحرير تقرير.
--------------------------------------------------------------------------------------

المملكــة المغربيــــة الحمد لله وحده
وزارة التربية الوطنية
الكتابـــة العامــــة
مديرية الشؤون القانونية والمنازعات
قسم الشؤون القانونية
مصلحة النصوص التنظيمية الخاصة

من السيد : ................
إلـــــى
الســـيد الكاتب العام

الموضوع : تقــــرير حول.............................
المرجــــع : رسالتكم رقم ........بتاريخ ...............

سلام تام بوجود مولانا الإمام المؤيد بالله ؛
وبعد، فتنفيذا لتعليماتكم الواردة في رسالتكم المشار إليها في المرجع أعلاه ، يشرفني أن أرفع إليكم فيما يلي , تقريرا حول .......................

(تصميم التقرير)
المقدمة : تتطرق لموضوع التقرير والهدف منه والعناصر التي سيتناولها.
صلب الموضوع : ويستعرض :
الوقائع المرتبطة بالموضوع ؛
المرجعية القانونية في حالة توفرها,
الإحصائيات المرتبطة بالموضوع ,
الصعوبات التي اعترضت إعداد التقرير,
الإجراءات المتخذة ,
الخاتمة : ويمكن خلالها تقديم بعض الاقتراحات العملية والاستنتاجات.

ـ الإمضاء مع بيان اسم وصفة الموقع
ـ تاريخ إعداد التقرير.