التحرير الإداري ... الجزء الأول

يعتبر التحرير الإداري من أنجع وسائل الاتصال ، وتعد الوثائق الإدارية المعتمدة من طرف الإدارة ، أهم أداة لنقل المعلومات المتداولة في الحقل الإداري .
ويتم في الغالب تجسيد هذه المعلومات في وثائق إدارية تأخذ شكل رسائل وتقارير وبيانات ومطبوعات بأنواعها وأشكالها المختلفة والتي أضحت تعرف تزايدا مستمرا يوازي تشعب مجالات تدخل الإدارة في الحياة اليومية للمواطن .
هذا ، ويرتكز التحرير الإداري على أسس عملية وخصوصيات ترتبط بتحرير وتقديم كل وثيقة إدارية، وكذا على مبادئ ومقومات وضوابط تتمثل في :
O القدرة على الكتابة والإنشاء في لغة التواصل ؛
O المعرفة الإدارية والقانونية ؛
O معرفة أصول وقواعد وتقنيات الاتصال داخل الإدارة ؛
O الالتزام بخصائص ومميزات الأسلوب الإداري واستعمال الصيغ والمصطلحات الإدارية المتداولة .
وعموما ، يمكن تصنيف الوثائق المكتوبة إلى صنفين :
ـ الصنف الأول : إخباري يعتمد مضمونه على وصف ونقل الوقائع والأحداث ، ويتمثل في كتابة المراسلات وإعداد التقارير والمحاضر والمذكرات ... ؛
ـ الصنف الثاني :إجرائي يتجسد مضمونه في الإجراءات التشريعية والتنظيمية والتدابير المسطرية والقواعد الإجرائية ... .
وستتــــم مــعالجة موضوع التحرير الإداري من خلال أربعة عناصر أســـاســــية هــــي :
O خصائص التحرير الإداري ؛
O تقنيات التحرير الإداري ؛
O شكليات الوثيقة الإدارية ؛
O التقرير كنموذج للوثيقة الإدارية .
1- خصائص التحرير الإداري :
ينفرد التحرير الإداري ببعض الخصائص المرتبطة بطبيعة العمل الإداري في جانبه القانوني والفني، مثل احترام التسلسل الإداري وتحمل المسؤولية واتخاذ الحذر والتحلي بالمجاملة والفعالية .
كما يتميز التحرير الإداري ، باستعماله لصيغ مألوفة استقرت في الأذهان وأصبحت تستعمل بصورة دائمة ، وكذا باستخدام المصطلحات الإدارية المتفق عليها عند معالجة مختلف الأنشطة التي تقوم بها الإدارة .
ويخضع التحرير الإداري كذلك، لتقنيات مساعدة يشترك في بعضها مع تقنيات صناعة الكتابة بصفة عامة ، لكنه ينفرد ببعضها وفقا لمتطلبات الأنشطة الإدارية .
وإجمالا ، فإن أهم خصائص التحرير الإداري تكمن فيما يلي :
ـ سلامة اللغة : وتتحدد بعض ملامح هذه السلامة في الكتابة الإملائيـــة الصحيحة ، وفي معرفة تطبيق قواعد الصرف والنحو وفي حسن اختيار المفردات .
ـ البساطة : من المعروف أن الرسالة الإدارية توجه إلى جميع الموظفين داخل الإدارة، وأحيانا إلى عدد كبير من المواطنين المتعاملين مع الإدارة ، لذا يجب أن تكون اللغة المستعملة لغة بسيطة حتى في حالة كتابة مواضيع موجهة إلى المثقفين فقط .
ـ الدقة والتجسيد : ويعتبران شرطين ضروريين أثناء تحرير الرســالة الإدارية ، لأنهما يمنعان الوقوع في متاهات المفردات الغيبية .
وفي هذا الصدد ، ينبغي التحلي بالدقة في اختيار الكلمة المناسبة التي تعبر عن الوضع أو الحالة أو الحقيقة تعبيرا مباشرا ولا تسمح بتداخل المعنى ولا بالارتباك في اكتشاف المدلول الأوحد .
كما يستحسن أن تضاف إلى الدقة ، وسائل التجسيد التي تجعل الموضوع أو المادة الموصوفة في نطاق الحواس ، وفي نطاق ما هو متداول يوميا أمام سمع القارئ وبصره وجميع حواسه .
ـ الموضوعية : وتعد أفضل طريقة للوصول إلى الحقيقة النهائية ، فالمحرر يجب أن يتحلى بالموضوعية والحياد، وأن يتجنب الإثارة والخيال والتأثر مباشرة بأمور الذات وقضاياها واهتماماتها ، ولا بالعواطف والتصورات والتخيلات والعقائد والميول الشخصي .
ـ احترام التسلسل الإداري : ويعنى بهذه الخاصية أن المحرر الإداري ملزم باحترام التسلسل ا لإداري ، وذلك سعيا وراء خلق نوع من الانضباط والانسجام في العمل بين الرئيس والمرؤوس والمتعاملين مع الإدارة .
فالرئيس مثلا، يأمر ويوجه تعليمات ويوصي ويلاحظ ، بينما المرؤوس يطيع وينفذ الأمر ويقترح ...
وفي الغالب ، تتولى القوانين والأنظمة تحديد المدى الذي يمكن أن يصل إليه الرئيس في كل مستوى من المستويات الإدارية فيما يصدره إلى مرؤوسيه من أوامر. على أن المسلم به في جميع الحالات ، وفي حدود القانون ، أن المرؤوس ليس له أن يجادل في مزايا أو ملاءمة الأوامر الصادرة إليه .
ـ الوضوح : ويعتـــبر شرطا أســــاسيا لتبليغ مضمون الرسالة الإدارية ، فالمحرر الإداري الذي لا يتوفر على رؤيا واضحة ، لا يستطيع أن ينقل أفكاره إلى الآخرين بوضوح كاف .
وغني عن البيان ، أن صياغة نص ما تتطلب بالضرورة الدقة والوضوح مع مراعاة الشروط التالية :
O تجنب تداخل الأفكار عن طريق الإفراط في رصد الفرعي منها داخل الفكرة الرئيسية ؛
O تقسيم العبارة كلما أمكن ذلك إلى عدد من الجمل المستقلة إسهاما في عدم إجهاد القارئ في قراءته للفكرة ومتابعته لها ؛
O التدقيق في استخدام أدوات الربط والحذر في استعمالها بغية وضعها الوضع المناسب حتى لا تضطرب الفكرة ؛
O الاحتراس من الأخطاء في وضع علامات الترقيم ، حتى لا يكون هناك غموض أو اضطراب في الفكرة عند القراءة .
ـ الإيجاز : انطلاقا من كون الرسالة الإدارية وسيلة للعمل فإنه ينبغي تحريرها بإيجاز وبدون تعقيد بحيث لا ينبغي ضياع الوقت في قراءة المكتوب ، وذلك على عكس الاعتقاد الخاطئ السائد أنه كلما زاد عدد الكلمات في الجملة كانت الفكرة أوضح .
ـ المسؤولية : يتحمــل الرئيس المختص مسؤولية مضامين الوثائق الصادرة عن الإدارة ، والتي تتجلى في:
O بيان السلطة الموقعة التي يجب ذكر اسمها ووضعيتها القانونية أسفل التوقيع سواء كانت سلطة عليا أو سلطة مفوض لها بالتوقيع مكان السلطة العليا ؛
O التعبير بتحفظ عن الوقائع والتصريحات التي تمكن الموقع من التحقق منها؛
Oالتأكد من أن الموظف المختص قد توصل إلى النتائج اللازمة وعرضها بدقة ووضوح .
ـ استعمال المجاملة : انطلاقا من كون الموظف يمثل الدولة ، فإنه يجب أن يكون متصفا باللياقة والأدب في التعامل. ومن تم فإن القرارات الإدارية يجب صياغتها بكامل اللياقة والاحترام ، ويجب أن لا تشتمل على كلمات حادة أو غير لائقة .
ـ التحلي بالحذر : ذلك أن الموظف مدعو إلى التحلي بالحذر أثناء صياغة القرار حتى لا يرتكب خطأ ما . ومثال ذلك ، استعمال المحرر الإداري لعبارة " أوافق على انتقال المعني بالأمر شريطة التعويض " وتسمى هذه القرارات بالقرارات الشرطية أو الموقوفة التنفيذ؛
ـ الفعالية : يجب مراعاة عنصر الفعالية أثناء إعداد الوثيقة الإدارية ، إذ يتعين أن نسأل أنفسنا كل مرة نعد فيها وثيقة إدارية :
O هل هذه الوثيقة ضرورية ؟
O هل هذه الوثيقة كافية ؟
O هل هذه الوثيقة فعالة ؟
O هل يوجد بديل آخر للاتصال دون استخدام هذه الوثيقة ؟
ـ توخي الدقة : وتعتبر ضرورية في كل ما هو محدد وواضح , مثل مرجع المراسلة ، فنكتب مثلا : بناء على رسالتكم المؤرخة في 10 مارس 2000 تحت عدد 167 ، ولا نكتب مثلا: بناء على رسالتكم المؤرخة في 10 من الشهر الحالي أو رسالتكم التي توصلنا بها في الشهر الماضي . هذا , مع الحرص قدر الإمكان على كتابة السنة كاملة وتجنب الكتابة المختصرة بالنسبة للجهة الموجهة إليها الرسالة .
2 ـ تقنيات التحرير الإداري :
يتطلب التحرير الإداري بالإضافة إلى العناصر السالفة الذكر, من حيث الإنشاء والمعرفة الإدارية في جوانبها القانونية والفنية والإحاطة بقواعد وتقنيات الاتصال وخـــصائص الكـــــتابة الإدارية وصــــيغ التحـــرير والمصطلحات الإدارية , معرفة تامة بموضوع الكتابة , ثم مجهودا في التفكير والتحضير وترتيب الأفكار ووضع الإطار أو الخطة للتحرير وأخيرا مراجعة المكتوب الإداري للتأكد من سلامته.
أـ معرفة الموضوع : حيث ينبغي أن تكون لدى المحرر الإداري قبل الشروع في تحرير الوثيقة الإدارية, فكرة واضحة على ما يراد عرضه وأن يعمل على توفير القدر الكافي من المعلـــومات والحقائق , وأن يقوم بتحديد الجهة التي سيربط الاتصال بها , ثم يعمل على تحديد الهدف من الوثيقة الإدارية الذي يمهد الطريق نحو الكتابة ويقود تلقائيا إلى تحديد الموضوع أو عنوان الوثيقة ؛
ب ـ موضوع أو عنوان الوثيقة : يجب أن يكون عنوان الوثيقة واضحا ومباشرا وبعيدا عن الغــموض , و أن يكون دالا على أنه يعالج قضية واحدة في الوثيقة الإدارية. والهدف منه , هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة ، ويعنى عموما بذلك تحديد موضوع المراسلة بشكل مختصر, ويكتب عادة في اليمين تحت صفة عنوان المرسل .
ج ـ التفكير والتحضير وترتيب الأفكار : يعد التفكير والتحضير من المراحل الهامة في عملية الكتابة . ففي هذه المرحلة, يتم تجنيد الجانب الخلاق والمبدع لدى المحرر بالإستعانة بتقنيات تجميع وفرز وتوليد الأفكار بعد طرح الأسئلة التالية: من , ماذا,لماذا,أين, متى وكيف ؟
ثم يأتي دور التخطيط الذهني للأفكارالذي يبدأ بتسجيل الفكرة المحورية وتدوين جميع الأفكار المتفرعة عنها.
وبعد جرد جميع الأفكارالمرتبطة بالموضوع , تأتي عملية الترتيب التي ينبغي أن تعطى فيها الأولوية للأفكار التي تبدو أكثر أهمية بالنسبة للقارىء, ويعلن فيها منذ البداية عن الفكرة الأساسية.
د- الإطار أو الخطة : قبل الشروع في الكتابة المنظمة , يتعين البدء برسم الخطة التي تهدف إلى عرض ماتم التوصل إليه من أفكار رئيسية والوصول إلى تحديد الزاوية التي سنتناول منها الموضوع قبل البدء في الكتابة .
والجدير بالإشارة , أن الوثائق الإدارية تتكون عادة , سواء كانت رسائل أومذكرات أوتقاريرأ وبيانات أوأبحاثا ..., من ثلاثة أقسام رئيسية هي : المقدمة والعرض أو المناقشة ثم الخاتمة .
ـ المقدمة : و تتضمن جملة أو جملتين افتتاحيتين يتم التركيز فيها على الهدف من الوثيقة الإدارية , ثم تنتهي بتحديد مجال موضوع الوثيقة الإدارية ويكون ذلك تمهيدا للعرض.
ـ العــــــرض : ويتناول الكاتب فيه القضية بالشرح وإعطاء الأمثلة حتى يصل بهدفه إلى ذهن القارىء. وهذا القسم يحتل ثلثي حجم موضوع الوثيقة الإدارية تقريبا , ويجب أن نتذكر أنه لامجال للتعميم في هذا القسم, بل لا بد من التوضيح والتمثيل لكل عنصر من العناصر التي تضمنتها المقدمة , مع العمل على تخصيص فقرة لكل عنصر من عناصر الموضوع.
ـ الخاتمة : وتأتي في نهاية الموضوع , وهي تميل مثل المقدمة إلى الإيجاز وقد يكتفي المحرر فيها بفقرة واحدة, يلخص فيها هدف الوثيقة الإدارية.
وأخيرا, يجب الحرص على المحافظة على التناسب بين الأجزاء الثلاثة المكونة للوثيقة الإدارية.

» التحرير الإداري .... الجزء الثاني
» البيداغوجياوتقنيات التنشيط... الجزء الأول
» تقييم الإصلاح التعليمي المغربي الجديد.. الانجازات و الاختلالات .. محمد الصدوقي ..الجزء الأول
» قراءةفي النصوص التشريعية والتنظيمية المتعلقة باختصاصات وتنظيم وزارة التربية الوطنية
» عن أي "إصلاح جذري " يتكلم الخطاب الرسمي؟؟ الجزء الأول